Les archives sont une activité peu valorisée au sein de l’activité hospitalière. Elles sont souvent négligées, parfois presque laissées à l’abandon. Arrivent alors des situations de débordement du personnel en charge des archives. Les conséquences peuvent avoir des répercussions graves pour l’établissement et pour les patients.
Un dossier patient égaré, c'est une mine d’informations importante qui disparaît pour le praticien qui prend en charge le patient.
La réglementation est de plus en plus contraignante et précise quant à la conservation des dossiers patient. Les exceptions en terme de conservation sont nombreuses. Il faut donc s’assurer d’optimiser la conservation mais également préparer la destruction des dossiers une fois le délai légal révolu. En effet, les archives représentent un coût non négligeable pour l’établissement (local répondant à des normes spécifiques, matériel divers et personnel).
Depuis 2004, les archives sont également sollicitées dans le cadre de la communication du dossier au patient ou à ses ayant droits. Dans ce cadre, des dysfonctionnements sur les archives peuvent avoir un impact direct sur l’image de l’établissement.
Dans le cadre du travail sur le circuit du dossier patient, Axeler Æ accompagne les établissements sur les problématiques liées aux archives.
Nous identifions les pratiques dangereuses (archives dans des locaux non appropriés…), nous évaluons les besoins en terme de locaux, de matériel (étagères, logiciels…), de personnel en fonction de l’activité de l’établissement. Nous posons les questions indispensables pour organiser les archives et aidons à trouver les réponses les plus appropriées aux besoins.
Les archives doivent être un véritable service interne de l’hôpital. Les gains liés à cette activité résident dans les économies effectuées, le temps gagné par le personnel pour avoir accès à l’information.
Une activité souvent négligée 
